Cuantas veces he escuchado ese chascarrillo: “Jesús, pásame tus notas”, pese a que aquel que me conoce sabe que prácticamente nunca las he tomado en una reunión y los bolígrafos si caen en mi mano solo sirven para hacer garabatos ininteligibles, esa frase ha sido una constante en mi vida laboral.
¿Como es posible ir a una reunión, no tomar ninguna nota y sin embargo ser capaz de sintetizar los contenidos de la misma? La respuesta es muy sencilla, el papel no es el único sitio donde se reflejan las notas, se pueden almacenar en la memoria y la experiencia me permite afirmar rotundamente que las distracción y el tiempo perdido en escribir las notas es perjudicial para la fluidez, efectividad y eficiencia de una reunión.
Un resumen de una reunión basado en las notas por paradójico que resulte tendrá más olvidos que un resumen basado en la atención a todo lo hablado en la misma, rara vez un asunto importante será obviado, sin embargo, si nos basamos en las notas tomadas, temas importantes serán olvidados y por el contrario temas intrascendentes serán tenidos en consideración. Y más vale que no se extravíe el papel en el que tomamos las notas…
Eso si siempre se debe escribir ese resumen o acta de la reunión lo más pronto posible al fin de la reunión pues de lo contrario la probabilidad de olvidar temas importantes aumenta.
En cualquier caso, independientemente del método elegido al transcribir las notas lo que si debe coincidir es el procesado de las mismas para extraer las conclusiones necesarias con vistas a hacer un buen resumen de una reunión y definir la hoja de ruta a seguir. ¿Qué debemos pues intentar extraer de las notas?
• Los asistentes a la reunión. ¿Cuántas veces después de una reunión nos hacemos la pregunta: y como se llamaba el que estaba sentado a tu lado?
• Tareas o acciones acordadas. Deberíamos cumplir las 4 W (What, Who, When, Where). Esto es definir que acción hay que realizar, quien o quienes serán responsables de realizarla, la fecha prevista de compromiso y si aplicara el lugar.
• Información que no ha quedado clara o aclaraciones a las preguntas que no fueron respondidas y requieren ampliación
• Datos o información que nos han solicitado.
• Aspectos que han preocupado al interlocutor o interlocutores, o que hemos percibido que son importantes para ellos
• Reacciones de los interlocutores: quien parece tener una actitud más negativa, quien resulta más cercano…etc.
Obviamente en función de los destinatarios del resumen, el mismo se centrara en los intereses perseguidos, no es lo mismo resumir una reunión para los participantes, que para personas de tu propia empresa que no asistieron a la misma.
En resumen, la creencia tan extendida de que siempre debemos tomar notas, aun en las reuniones más nimias, ya que no sólo nos permite registrar lo hablado, sino ofrece al interlocutor la sensación de que lo que dice es importante para nosotros no creo que sea del todo correcta, lo que demostrara la importancia de lo dicho es que el sentido quede plasmado en un buen resumen. Las notas son siempre inconexas y un buen resumen solo se puede hacer cuando una reunión ha terminado.
Así que la próxima vez que me digas “Jesús, pásame tus notas” ya sabrás mi respuesta, “Espérate a que te pase mejor el resumen”.
Escribiendo por no aburrirme
