Los 10 mandamientos para mantener reuniones productivas

Imaginaros que un día os diera por calcular el valioso tiempo que habéis perdido a lo largo de vuestra vida asistiendo a reuniones improductivas, mejor no lo hagáis que ir al psiquiatra también es una pérdida de tiempo.

Pero estaréis conmigo que el día que asistís a una reunión productiva os dura el buen humor por lo menos hasta la siguiente. Por eso creo conveniente intentar formular mis 10 mandamientos para que sea más fácil que tengáis una sonrisa de oreja a oreja permanente.

Primero: No asistirás a una reunión en vano

“Si hay que ir se va pero ir pá ná”, o para que lo entiendas mejor si eres del Barça porque te interesa ver el Lokomotiv-Liverpool.

Piensa en como agradecerán los demás asistentes tu ausencia y lo bien que te sentirás aprovechando tu tiempo en cosas que te llenan más.

Ya sé que es difícil saber cuándo uno está de más pero es mejor que lo descubras tu que no el resto de los reunidos.

Segundo: Llegarás siempre 5 minutos antes de empezar

Si el tráfico lo permite por supuesto, pero decidme la verdad ¿Cuántas veces habéis conseguido cumplir este mandamiento?

Es muy sencillo si la reunión empieza tarde porque los asistentes van llegando como si fueran a la fiesta de Blas, cuando llegue el último el que llego primero estará pensando en la siguiente reunión.

Es maravilloso aprovechar esos cinco minutitos para hablar de los temas realmente importantes de la vida: futbol, familia, el último chiste de Chiquito, etc., pues cuando uno empieza hablar de los temas de la reunión habrá roto el hielo y estará de inicio contento.

Tercero: Dejaras que el convocante inicie y dirija la reunión

Esto que parece sencillo es muy difícil de ver, pero es evidente que el convocante, que ha preparado el orden del día debe controlar los tiempos de la reunión para conseguir cubrir todos los objetivos propuestos.

¿Cuantas veces habréis asistido a reuniones previstas para un tiempo y cuando queda un 10% aún estamos hablando sobre el primer o segundo punto (normalmente los menos importantes)?, aunque esto suele ocurrir porque hay personas que no cumplen el primer mandamiento si al menos cumplieran esté…

Cuarto: Prepararas convenientemente la reunión

Esté me encanta, ¿Cuántas veces de camino a una reunión alguien o tú mismo realiza la fatídica pregunta:” ¿Y de que vamos a hablar hoy?”?

Tengo que reconocer que a mí me ha pasado más veces de las que debería aunque como en mis tiempos de estudiante siempre he intentado remediarlo en los minutos previos o cumpliendo a rajatabla el tercer mandamiento.

Quinto: No desviaras la reunión a temas que no son el objetivo de la misma

Esté que debería ser el más sencillo es tristemente el más difícil de cumplir, eso si los más propensos son los que no cumplen el mandamiento segundo y cuarto, aquellos que disfrutan llegando tarde y para resarcirse intentan hablar de su libro ante la duda de si se ha hablado ya del mismo, en cualquier caso, si cumplen el tercero el tema se podrá reconducir, si no prepararos para tener que reuniros de nuevo para hablar de los temas que no se han podido abordar.

Sexto: No convocaras reuniones maratonianas

La mente y el cuerpo humano tienen sus límites todo lo que exceda de las dos horas derivara en aburrimiento, frustración, cansancio e improductividad manifiesta. Y si tienen que ser más largas, por favor, hagamos descansos y demos pan al hambriento y agua al sediento.

Séptimo: No abandonaras continuamente la reunión para responder al móvil

Si ya sé que el mensaje del whatsapp o del e-mail que te ha llegado requiere una respuesta rápida, o que la empresa se cae si no respondes, o que los espaguetis se pueden quedar fríos, pero si asistes a una reunión lo haces con todas las consecuencias.

Octavo: Finalizaras la reunión con un resumen de las acciones a tomar

El conductor de la reunión con la ayuda de todos los asistentes dedicara los últimos minutos de la reunión a sintetizar las conclusiones y clarificar las acciones a tomar.

Noveno: Prepararas un buen acta resumen de la reunión

El conductor de la misma o el elegido para tal fin preparará y distribuirá el acta entre los asistentes y las personas que no asistieron pero para los cuales las conclusiones pueden ser relevantes, es posible y recomendable que aparte del acta global las partes preparen sus mini-actas internas para establecer planes de acción propios.

Decimo: Darás tu “feedback” de la reunión en respuesta al acta

No mientas, ¿Cuántas veces has recibido el acta de una reunión y ni siquiera te has molestado en leerla? Si la hubieras leído seguro que tendrías alguna puntualización que hacer para ayudar a la persona que ha dedicado con toda su buena voluntad su valioso tiempo en sintetizar las conclusiones y dar pie a los próximos pasos a seguir.

Ya sé que parecen complicados de cumplir pero si lo piensas lo difícil es no cumplirlos de los fáciles que son.

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